Kaum neigt sich die Zeit der Sommer-Open-Airs und Grillfesten ihrem diesjährigen Ende zu, beginnen für viele bereits eifrige Planungen für herbstliche und winterliche Partys im großen Stil. Mit dem längst nach Österreich geschwappten amerikanischen Brauch Halloween, dem Beginn des Wintersemesters, der Weihnachtszeit und Silvester stehen in der zweiten Jahreshälfte einige Anlässe für rauschende Feste in Leoben vor der Tür. Wer sich selbst als professioneller Eventorganisator beweisen möchte, stellt jedoch schnell fest, dass dies viel Arbeit erfordert und einiges beachtet werden muss. Doch mit welcher Vorbereitung wird eine Veranstaltung zum Erfolg?

Anlass und Location – weshalb, wann und wo feiern?

Die ersten Schritte zu einer gelungenen Eventorganisation beinhalten die Wahl des Anlasses und des Termins sowie die Suche einer geeigneten Location. Während sich Bräuche und wiederkehrende Feste im Jahr terminlich nicht verschieben lassen, kann das Datum bei einem davon losgelösten Anlass frei gewählt werden. Wichtig ist es, hierbei auf potenzielle Konkurrenzveranstaltungen am gleichen Tag zu achten.

Der Termin und der Veranstaltungsort sind stark voneinander abhängig, weshalb es sinnvoll ist, diese beiden bedeutenden Posten direkt zu Beginn anzugehen. Sie bilden das Fundament für eine gelungene Organisation. Weiterhin beeinflusst eine dem Anlass entsprechende Location das Veranstaltungsklima erheblich und sollte daher unbedingt dem Vorhaben angepasst gewählt werden.

Besonders in der zweiten Jahreshälfte ist zudem das Wetter ein unberechenbarer Faktor, was häufig in Indoor-Veranstaltungen resultiert. Soll das Event jedoch in jedem Fall draußen stattfinden, macht dies zusätzliche Planungen, wie zum Beispiel die Beheizung von Zelten, erforderlich. Der dadurch entstehende Aufwand sollte nicht unterschätzt werden.

Promotion – vom analogen Klassiker zu digitalen Kanälen

Unabhängig vom Grund für die Feierlichkeiten, sollten diese nach abgeschlossener Planung ausreichend vermarktet werden. Kaum etwas ist nach all der Arbeit frustrierender, als eine schlecht besuchte Veranstaltung. Heutzutage gibt es viele verschiedene Möglichkeiten, ein Event zu bewerben – sowohl online als auch offline. Beide Formen des Marketings bringen Vor- und Nachteile mit sich. Eine gute Möglichkeit besteht daher in der Kombination beider Methoden, etwa in Form von Flyern, die mit einem QR-Code versehen sind.

Dieser kann mit einem Smartphone problemlos eingelesen werden und verlinkt wahlweise auf eine Website oder App, die weitere Eventinformationen enthält. Gleichzeitig stellt dies eine äußerst kostensparende Form der Promotion dar – Flyer lassen sich günstig drucken und müssen anschließend nur noch unter die Leute gebracht werden. Hierfür bietet sich zum einen das Auslegen der Flyer, lokal in gut besuchten Geschäften, wie auch das aktive Verteilen in der Innenstadt an.

Rechtlicher Hintergrund – Absicherung durch Behördengänge

Wer eine öffentliche oder kommerzielle Veranstaltung plant, sollte sich darüber bewusst sein, dass dies einige Absprachen mit den örtlichen Behörden voraussetzt. Zunächst muss die Veranstaltung – unter Angabe der erwarteten Gästeanzahl sowie der generellen Größe – bei der zuständigen Kommune angemeldet werden. Anschließend werden entsprechende Auflagen erlassen, die es während der Feierlichkeiten einzuhalten gilt. Beispiele hierfür sind der Lärm- und Brandschutz, Notausgänge und Rettungspersonal. Auch der Jugendschutz kann unter Umständen, je nach Art der Veranstaltung, eine Rolle spielen.

 

Verpflegung – Essen und Getränke passend wählen

Sind Anlass und Location gewählt und der Veranstaltung steht nach Behördengängen rechtlich nichts mehr im Wege, darf natürlich auch die Verpflegung nicht außer Acht gelassen werden. Wie bei den meisten Vorbereitungen kommt es hier ebenfalls stark auf die Art des Events an. Sind Speisen grundsätzlich als optional zu betrachten, gehören Getränke in jedem Fall zu einer gelungenen Veranstaltung dazu. Hier lohnt es sich, Preise und Angebote verschiedener Getränkelieferanten gründlich miteinander zu vergleichen – die Verpflegung bildet einen entscheidenden Posten in der Gesamtfinanzierung des Events und verringert das Budget erheblich. Viele Getränkelieferanten bieten praktische Service-Pakete, inklusive Lieferung der bestellten Getränke und anschließender, unkomplizierter Leergut-Rücknahme.

Fazit

Die Planung eines Events zieht etliche Pflichten nach sich, die teilweise erst während der Organisation ersichtlich werden und viel Zeit in Anspruch nehmen. Sämtliche vorab planbaren Schritte sollten demnach frühestmöglich in Angriff genommen werden. Grundsätzlich gilt: Umso größer die Veranstaltung, desto mehr Organisatoren sollten sich – im Team – der Veranstaltung annehmen. Mit einem klar strukturierten Plan, hoher Motivation und Leidenschaft für das Projekt, wird das Event ein voller Erfolg!